La note est utilisée par les membres d’une même entreprise ou d’une même organisation pour se transmettre des renseignements et des instructions de nature professionnelle.
Note et Note de service
Elle a un caractère moins officiel que la lettre.
Elle ne comprend ni vedette, ni appel, ni formule de salutation.
La note de service est document qu'un supérieur hiérarchique adresse à des employés subalternes. La note est transmise entre collègue de même niveau hiérarchique. Attention aux manques de délicatesse! En cas de doute, préférez le titre NOTE.
On fait de moins en moins de distinction entre la note et la note de service. La note convient dans tous les cas. Elles ont la même présentation.
Évitez l'emploi du terme mémo qui désigne une note prise pour soi-même afin de ne pas oublier quelque chose.
Avant de rédiger le texte de la note
- Prendre connaissance du mandat ou de la demande
- Bien identifier le ou les destinataires – à qui s’adresse la note?
- Cerner l’objectif de la note de façon précise
- Dresser la liste des idées importantes à émettre
- Classer les idées et les faits pour en arriver à un bon plan de rédaction
4 éléments présentés au début de la note
- DESTINATAIRE :
- EXPÉDITEUR :
- DATE :
- OBJET :
En respectant une mise en forme
- Contre la marge de gauche
- En majuscules
- Suivis d’un deux-points précédé d’un espacement
- Aligner avec une tabulation les éléments énumérés
Destinataire
- Attention: au singulier ou au pluriel, selon le cas qu’il est suivi d’un mot au pluriel ou singulier, il s’accorde. Si on fait la liste de plusieurs personnes, on met également au pluriel.
- Nom, précédé du titre de civilité, suivi ou non du titre ou de la fonction (la fonction est écrite avec une minuscule initiale)
- Désignation de l’unité administrative ou de la fonction de la ou des personnes à qui la note s’adresse
Exemples:
DESTINATAIRE : Monsieur Louis Larivière, géologue
DESTINATAIRE : Service des relations publiques
DESTINATAIRE : À tout le personnel
DESTINATAIRES : Les chefs de service et les chefs de division
DESTINATAIRES : Madame Andrée Labelle
Monsieur Charles Lemaire
Expéditeur ou expéditrice
- Attention: au singulier ou au pluriel, selon le cas qu’il est suivi d’un mot au pluriel ou singulier, il s’accorde. Si on fait la liste de plusieurs personnes, on met également au pluriel. On met également au féminin ou au masculin selon le cas.
- Précise le nom de la personne ou la désignation de l’unité administrative qui envoie la note
- Sans titre de civilité, mais accompagné ou non de son titre ou de sa fonction
- Cette mention peut être omise et remplacée, au bas de la note, par la signature de l’expéditeur, accompagnée de son titre ou de sa fonction
Exemples:
EXPÉDITEUR : Jean-Claude Duval, directeur général
EXPÉDITRICE : Anne Langevin
EXPÉDITEUR : Service des communications
Date
- Sous sa forme alphanumérique sans mention du jour de la semaine.
DATE : Le 18 décembre 2019
Objet
- L’objet, le sujet, de la note, en quelques mots (pas plus d’une ligne)
- En caractères gras
OBJET : Rencontre de direction
OBJET : Programme de formation
Structure de la note de service
- Le texte de la communication (corps de texte)
- Doit être clair, bien structuré, style neutre
- Un seul alignement, justifié ou non
- Introduction habituellement omise
- Remplacée par un bref rappel précisant les motifs de l’envoi de la note
- Développement expose les faits
- Explique la nécessité de la note
- Propose des solutions ou fait état de décisions nouvellement prises
- Conclusion se limite à une phrase succincte
- Sans formule de salutation
- Exemples de conclusion:
- Je vous remercie de votre précieuse collaboration.
- Merci de prendre bonne note de ces changements.
- N’hésitez pas à communiquer avec moi pour de plus amples renseignements.
- Signature ou initiales
- Si le nom de l’expéditeur est mentionné au début de la note, ce dernier se contente d’y apposer ses initiales manuscrites
- Dans le cas où mention Expéditeur est absente, il doit y avoir la signature de l’expéditeur, accompagnée de son nom, titre ou fonction
- Peut y avoir p. j. ou c. c.
Disposition de la note
- Marges : Normales
- Alignement de paragraphe: justifié ou à gauche, au choix
- Interligne simple pour le texte (Si le message est très court, interligne 1,5 ou double)
- Présentation à un alignement (Tout le contenu est appuyé sur la marge de gauche)
- Le document doit être équilibré verticalement (Espacez les divers éléments du document)
- La note est concise et moins formelle que la lettre (Ton neutre, style d'affaires).
- L'appel est absent dans la note.
- Si l'expéditeur est inscrit dans les mentions préliminaires, la note est seulement paraphée (initiales)
- Si le nom de l'expéditeur n'est pas inscrit dans les mentions préliminaires, on insère un bloc signature comme dans la lettre. La signature manuscrite apparaît au-dessus du nom et du titre de fonction dactylographiés. On ne met pas de ligne pour signer!
- L'introduction est superflue
- Il n’y a pas de formule de salutations
Exemple de note
